Event organizer adalah jasa penyelenggaraan kegiatan dan
merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana meyelenggarakan
sebuah event. Sebuah EO juga harus berani mengajukan sebuah ide baru
yang kreatif dan berbeda. Jika itu bisa diterima oleh klien serta
sukses, tentunya kemungkinan besar EO ini pun akan dipercaya untuk
memegang even-even berikutnya dan bahkan even dari klien baru lainnya.
Tantangan EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep
acara dan break down kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai
tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting
justru ketika hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk
sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi
agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema
besar yang diangkat cukup menarik.
Makin sukses sebuah event yang dibuat akan semakin dipercaya oleh
klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa
portofolio event, EO bisa ikut pitching untuk beberapa proyek
yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai
perusahaan swasta.
Lalu syarat apa saja yang diperlukan untuk suksesnya sebuah
event organizer hingga mencapai suatu tahap memiliki
branding image ternama? Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer
1. Tetapkan Pasar atau Market Bisnis yang Akan Dituju
Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan
kemana EO akan dibawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih
bagus ke spesialisasi dulu seperti konser musik, otomotif, expo atau
pameran,
wedding ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan
perusahaan atau organisasi (launching, munas, rakernas dll). Dan seiring
berkembangnya perusahaan, EO bisa mengembangkan ke pasar yang lebih
luas.
2. Ide Kreatif dan Inovatif
Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan
ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada
ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut untuk
mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa
mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide
tema acara yang menarik dan berbeda.
3. Perlu Punya Database
Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat
penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra
strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat
membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan
dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena
kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak,
dan mau tidak mau EO harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam
tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang
membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.
EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala
perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound
system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan
percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply
bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya
mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika
EO mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan
harga dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
4. Bentuk Teamwork Yang Solid
Elemen yang menentukan juga maju tidaknya EO, pilih beberapa orang
yang punya kemampuan dibidang masing-masing, jangan terlalu banyak atau
gemuk teamworknya, sedikit tapi punya kemampuan manajerial dalam
memajukan EO, tapi akan bisa ditambah atau kita sesuaikan dengan situasu
kondisi, misal ada sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan kita
cari tenaga tambahan yg
part time bersifat, dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.
5. Kemampuan Menjual
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang
EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih
target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya
tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih
dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang
sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan
sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau
bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang
kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita
menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan
sangat worth it bagi perusahaan mereka.
6. Berpikir Detail
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang
sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai
perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu
membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang
diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa
diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan
yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh
perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu
saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu
sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu
memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain
backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini
garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar
lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot,
sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di
serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan
atau fee yang telah disepakati.
7. Pembagian Job Description y
ang Jelas
Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan dengan
baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep yang disepakati.
Jadi menjelang ada event sudah kita bagi
job description masing-masing
dan harus melaporkan progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal
ini untuk mengetahui tingkat kesiapan setiap event, karena sukses
tidaknya suatu event sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan
kerjasama antar teamwork.
8.
Buat Schedule atau Jadwal Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan
Karena EO sudah menuju profesional jadwal kegiatan harus sudah ada
untuk setahun ke depan karena inilah faktor utama mendapatkan hasil atau
profit. Agar masyarakat tidak jemu kemas kegiatan dan buat berbeda
tiap bulan.
9. Modal usaha Event Organizer yang cukup
Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk
memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV
atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat kantor.
10. Ikuti Wadah Organisasi
Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat membantu
perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi pengalaman dan saling bertukar
pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam bentuk
lainnya.
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. EO
pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas
inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa
puas mau membayar mahal.
Berencana meniti karier di dunia EO? Sebaiknya pelajari terlebih dahulu
tips dan triknya. Bagi Anda yang tertarik berbisnis EO, berikut ini Tim
BisnisHack sudah menyediakan 31 langkah agar menjadi seorang ‘event
manager’ yang hebat. Langkah-langkah tersebut tidak membutuhkan modal
yang besar. Hanya dibutuhkan komunikasi, semangat belajar, serta kondisi
fisik yang lebih kuat.
1. Tentukan siapa pesertanya
Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan siapa peserta yang
dituju. Tanpa menentukan sasaran peserta yang akan hadir, akan membuat
kegiatan ini menjadi kurang maksimal. Sebagai contoh, Anda ingin
mengadakan konser musik. Keinginan ini tidak bisa hanya berhenti sampai
di sini. Tentukan juga konser apa yang akan diselenggarakan, siapa yang
akan datang. Apakah konser tersebut konser musik pop, dangdut, atau
jazz. Jika yang dipilih adalah konser musik pop, biasanya kalangan
peserta yang akan hadir adalah anak muda. Dari contoh di atas, bisa
dibandingkan macam peserta yang akan hadir. Peserta konser musik pop
tentu berbeda dengan musik dangdut atau jazz.
2. Buat tujuan yang jelas
Buat tujuan yang jelas mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan.
Jangan-jangan kegiatan tersebut tidak memiliki manfaat dan tidak begitu
bermakna. Penentuan tujuan seakan merupakan hal yang sepele. Tujuan
sebaiknya tidak disepelekan dan diremehkan. Karena alasan tujuan pula
seseorang bisa memutuskan untuk tidak menghadiri acara tersebut. Tujuan
dapat berpengaruh terhadap banyak hal seperti konsep acara dan pencarian
sponsor.
3. Buat daftar perencanaan yang detail
Setelah Anda menentukan peserta dan tujuan, barulah daftar perencanaan
bisa dibuat. Dua aspek di atas tidak bisa diremehkan begitu saja. Tanpa
tahu siapa pesertanya, Anda tidak bisa membuat perencanaan lebih detail.
Tanpa tujuannya, rencana Anda hanya sebatas di atas kertas, ringan dan
tidak berbobot.
Buat perencanaan yang detail mengenai waktu dan tempat, konsumsi, pihak
yang terlibat, dan lain sebagainya. Usahakan sedetail mungkin. Seorang
event-organizer haruslah seseorang yang peduli detail. Sebagai contoh,
dalam menentukan konsumsi, memutuskan jenis menunya saja tidak cukup.
Perlu koordinasi lebih lanjut mengenai cara penyajian, bagaimana alur
peserta untuk mendapat konsumsi, bahkan hingga warna tisu pun tidak
boleh luput dari perhatian.
4. Buat jadwal kegiatan
Langkah keempat, buatlah jadwal kegiatan. Menyusun jadwal kegiatan
berarti menjadwalkan semua hal yang ada di daftar rencana Anda.
Semuanya. Tidak hanya sebatas hari H dari kegiatan tersebut. Pastikan
kapan memesan tempat, pastikan kapan mendapat sponsor, dan lain
sebagainya. Tanpa jadwal kegiatan yang jelas, waktu dapat berlalu begitu
saja dan membuat semuanya terlewatkan dengan sia-sia. Jadwal kegiatan
ini biasanya lebih dikenal dengan istilah ‘timeline’.
5. Fleksibel
Sebagai seorang event-organizer, Anda tentunya tahu bahwa banyak hal
bisa berubah dari rencana awal. Jangan terlalu idealis dalam menanggapi
perubahan tersebut. Bersikap fleksibel akan membantu Anda berpikiran
lebih terbuka. Sebagai contoh, Anda bisa mencari katering alternatif
jika katering yang direncanakan ternyata tidak bisa memenuhi permintaan.
6. Realistis
Poin ini berhubungan dengan poin di atas. Fleksibel sedikit banyak
berkaitan dengan realistis. Seseorang yang bersikap fleksibel akan mampu
berpikiran realistis dan lebih bisa menerima kenyataan. Dengan bahasa
yang lain, realistis merupakan suatu sikap untuk tidak terlalu
memaksakan diri. Terlalu memaksakan diri akan berakibat tidak baik dan
bisa memalingkan dari tujuan awal.
7. Siapkan rencana B
Seperti yang sudah disebutkan di atas, banyak hal bisa berubah dari
rencana awal. Oleh karena itu selalu sediakan rencana B. Siapkan pula
rencana untuk hal tidak terduga. Dalam perencanaan ini, kalau bisa semua
hal memiliki rencana B. Misalkan, dalam sebuah seminar, jika pembicara A
yang diinginkan ternyata tidak menerima tawaran, harus ada cadangan
pembicara B. Begitu juga antisipasi jika pembicara B tersebut tidak bisa
datang di hari H.
8. Buat anggaran belanja
Ini dia, hal yang cukup sulit untuk dilakukan. Jika hanya sekedar
membuat anggaran, semua tentu bisa. Titik susahnya adalah membuat
anggaran yang realistis. Bagian yang sering dilupakan yaitu biaya tidak
terduga. Kebanyakan orang lupa memasukkan komponen ini. Dalam setiap
kegiatan, harus ada anggaran tersendiri untuk hal yang tidak terduga.
9. Cari sponsor
Merancang suatu event, seringkali membutuhkan modal yang tidak sedikit.
Apalagi jika skalanya nasional dan mengundang beberapa tokoh tingkat
nasional. Paling tidak Anda harus siapkan kocek puluhan juta rupiah.
Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggandeng
sponsor. Cari sponsor yang sesuai dengan kegiatan yang sedang
dijalankan. Terutama jika Anda merupakan pebisnis pemula dan belum
memiliki modal yang cukup.
Dalam mencari sponsor, carilah sponsor lebih banyak dari jumlah yang
dibutuhkan. Misalkan diperkirakan, sponsor yang dibutuhkan hanya 10,
Anda harus mencari lebih dari 10. Sponsor yang dibutuhkan tersebut belum
tentu semuanya akan menyetujui dan bersedia berpartisipasi. Lebih baik
lagi, jika yang dibutuhkan adalah 10 sponsor, carilah 100 sponsor.
Jangan lupa gunakan proposal yang menarik karena tentunya ada ribuan
proposal lain yang menjadi pesaing Anda.
10. Kumpulkan dana dari masyarakat
Salah satu trik lain untuk menyiasati anggaran adalah menghimpun dana
dari masyarakat. Tidak semua sponsor mau ikut serta dalam kegiatan Anda.
Bahkan tidak jarang pula kasus sebuah event organizer tidak mendapatkan
sponsor sama sekali. Anda bisa menjual tiket kepada masyarakat dan
tentukan jumlah minimal. Misalkan, jumlah minimal agar acara tersebut
bisa terselenggara di sebuah gedung adalah 100 orang. Jika tiket yang
terjual ternyata tidak memenuhi kuota, Anda bisa mencari alternatif
tempat yang lebih murah.
11. Jangan kenal lelah
Jika Anda pebisnis pemula di bidang EO, jangan pernah kenal lelah untuk
selalu mempromosikannya. Semakin banyak promosi, semakin banyak orang
yang mengenal, semakin besar peluang masyarakat menggunakan jasa Anda.
Jika sudah demikian, peluang bisnis Anda untuk sukses akan semakin
besar, sehingga bisa merekerut karyawan sebagai pelaksana.
12. Temukan alasan menarik untuk hadir
Dalam membuat sebuah event, selain tujuan, alasan juga menjadi hal yang
penting. Alasan ini lebih ditujukan pada peserta. Ciptakan kesan pada
peserta bahwa event ini sangat bermanfaat dan sebuah kerugian besra jika
dia tidak hadir. Namun hendaknya penyampainnya dilakukan secara
tersirat dan elegan. Jika dilakukan secara terang-terangan yang terjadi
justru malah terkesan mengemis.
13. Komunikasi dengan media
Komunikasikan kegiatan dengan media. Peran media sangat besar untuk
menyebarkan informasi pada masyarakat. Gunakan fasilitas ini untuk
menyebarkan informasi mengenai event yang akan diselenggarakan. Misalkan
dengan surat kabar, radio, dan lain sebagainya.
14. Gunakan ‘hashtag’ Twitter
Gunakan hashtag di Twitter untuk mendongkrak popularitas event Anda.
Anda bisa mengadakan kuis sederhana misalkan siapa saja yang bisa
menjawab pertanyaan dengan mencantumkan hashtag di Twitter akan mendapat
hadiah menarik. Promosi ini cukup efektif. Biayanya cukup murah. Bahkan
jika banyak yang ikut, event Anda bisa menjadi ‘trending topic’
nasional.
15. Promosi melalui event sebelumnya
Jika Anda mengadakan event sebelum event yang lainnya, maka event
sebelumnya tersebut bisa digunakan untuk menginformasikan mengenai event
yang selanjutnya. Apalagi jika event tersebut meraih sukses. Hampir
bisa dipastikan peserta akan datang kembali karena sudah percaya.
16. Iklan di jejaring sosial
Salah satu sarana promosi yang efektif adalah jejaring sosial. Ada
banyak jejaring sosial yang bisa dimanfaatkan. Beberapa di antaranya
adalah Facebook, Twitter, Path, Instagram, dan lain sebagainya. Di zaman
modern ini, hampir semua orang memiliki setidaknya satu akun di dunia
maya.
17. Gunakan YouTube untuk promosi
Promosi dengan brosur dan poster sudah terlalu biasa? Anda bisa mencoba
promosi menggunakan video. Manfaatkan fasilitas yang ada di YouTube dan
unggah video Anda untuk menarik peserta. Iklan dengan video bisa
dibilang lebih komunikatif dibanding iklan dengan poster, brosur, atau
pamflet. Hubungkan akun YouTube Anda dengan akun jejaring sosial.
18. Gunakan pendaftaran online
Terkadang pihak penyelenggara mengalami kesulitan ketika harus
memperkirakan berapa jumlah peserta yang hadir. Untuk meminimalisasi hal
ini, gunakan pendaftaran online bagi peserta yang akan hadir. Tujuannya
adalah untuk mendapat gambaran berapa jumlah peserta yang akan datang.
Meskipun hal ini tidak menjamin 100% setidaknya bisa digunakan sebagai
gambaran. Jumlah peserta memberikan pengaruh pada banyak hal. Dengan
mengetahui jumlah peserta, perencanaan yang dibuat akan lebih mudah.
19. Jangan lupakan konsumsi
Tidak semua kegiatan membutuhkan konsumsi. Ada beberapa jenis kegiatan
yang tidak membutuhkan konsumsi. Jika kegiatan membutuhkan konsumsi,
perhatikan baik-baik mengenai semuanya sampai hal yang sedetail mungkin.
Konsumsi merupakan salah satu hal yang paling disorot dan dikomentari
oleh peserta.
20. Kerjasama dengan pihak lokal
Maksud dari pihak lokal adalah masyarakat sekitar yang turut berperan
dalam kesuksesan acara tapi tidak termasuk dalam kepanitiaan. Contohnya
adalah juru parkir dan keamanan. Peran mereka meskipun tidak terlihat
tapi cukup penting dan berpengaruh.
21. Berikan insentif ‘early bird’
Maksudnya yaitu beirkan insentif bagi peserta yang mendaftar terlebih
dahulu. Misalkan 100 peserta pertama akan mendapat kaos gratis. Dengan
demikian, lebih banyak peserta yang tertarik dan segera mendaftar.
22. Delegasikan tanggungjawab
Jika skala EO Anda sudah mulai membesar, inilah saatnya untuk merekrut
karyawan. Hal ini untuk menghindari tugas dan pekerjaan yang menumpuk.
Daripada berhe,at tapi justru banyak pekerjaan yang tidak kunjung
selesai, lebih baik sedikit berinvestasi untuk merekrut karyawan.
23. Komunikasi jangan sampai putus
Usahakan komunikasi dengan pihak-pihak terkait jangan sampai putus.
Komunikasi merupakan kunci dari banyak hal. Satu kali miskomunikasi bisa
mengakibatkan banyak agenda menjadi berantakan. Ingat bahwa komunikasi
tidak hanya diperlukan bagi tim inti saja tapi juga masyarakat sekitar
yang terlibat.
24. Perlakukan sponsor dengan bijak
Jika ada sponsor yang bersedia bekerja sama dengan Anda, perlakukan dia
sebaik mungkin namun sewajarnya. Sewajarnya dalam artian jangan
berlebihan. Perlakuan seenaknya pada sponsor akan berujung pada reputasi
EO Anda. Sekali membuat kesalahan, untuk selanjutnya jasa Anda tidak
lagi dipercaya. Apalagi jika bekerjasama dengan perusahaan
internasional, profesionalitas kerja harus senantiasa dijaga.
25. Tim jejaring sosial
Ada baiknya jika ada tim khusus untuk mengelola jejaring sosial. Untuk
menghasilkan hasil yang optimal, promosi melalui jejaring sosial juga
harus dilakukan dengan maksimal. Tidak hanya sebatas mengunggah poster
atau menyiarkan informasi tapi juga menjawab komentar dan pertanyaan
dari para calon peserta.
26. Ciptakan harapan positif
Poin ini berlaku jika hari H tiba. Sebenarnya tidak perlu menunggu
ketika hari H tiba tapi akan lebih baik jika lebih banyak harapan
positif yang Anda berikan. Aura positif akan melahirkan aura positif.
Begitu juga sebaliknya, aura negatif akan melahirkan aura negatif.
Dengan berpikiran positif, maka aura yang akan dihasilkan juga positif.
27. Berikan sikap dan penampilan terbaik bagi peserta
Konsumen adalah raja. Begitu selalu kata pepatah. Dalam hal ini, yang
menjadi raja adalah peserta. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan
penampilan dan sikap yang terbaik bagi mereka. Ibaratkan bahwa Anda
seolah-olah akan menghadap seorang raja. Buat mereka terkesan dengan
penampilan dan sikap Anda.
28. Latihan berbicara di depan umum
Pada suatu waktu, Anda pasti akan diminta untuk berbicara entah memberi
sedikit sambutan atau justru menjadi pembicara. Lakukan latihan
berkali-kali dan tanya pendapat orang di sekitar mengenai penampilan
Anda.
29. Survei pada peserta
Survei dilakukan ketika acara telah berakhir. Anda bisa membagikan
angket atau survei melalui jejaring sosial dan bertanya mengenai pesan
dan kesan dari peserta. Hal ini bertujuan untuk mengetahui tanggapan
mereka apakh event tersebut menarik dan bermanfaat atau tidak. Dengan
mengetahui pendapat dari peserta, Anda bisa merencanakan hal yang lebih
baik jika akan mengadakan acara serupa.
30. Evaluasi
Survei pada peserta merupakan langkah evaluasi secara eksternal yaitu
dari luar tim. Sedangkan poin evaluasi di sini merupakan evaluasi
internal yang dilakukan anggota tim. Biasanya, akan ada banyak hal yang
terjadi ketika evaluasi. Ada sebuah acara yang meleset 100% dari rencana
semula, ada pula yang berhasil 90% sesuai dengan rencana. Perlunya
evaluasi adalah agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi di acara
berikutnya. Evaluasi juga dapat digunakan sebagai media komunikasi
antaranggota. Jika tidak ada evaluasi, rangakaian event tersebut dirasa
kurang lengkap.
31. Selalu siap sedia jika ada yang tidak sesuai
Bagian ini sebenarnya merupakan bagian dari rencana B. Selain menyiapkan
rencana B, yang paling penting adalah eksekusi ketika di lapangan.
Tidak jarang rencana B yang sudah disusun justru tidak bisa digunakan.
Rencana C, renacana D, dan rencana R inilah yang biasanya akan muncul
secara tidak terduga. Sebagai seorang event-organizer yang baik, Anda
perlu menyadari hal ini. Jika ada yang tidak sesuai, kemudian tidak
lantas marah-marah.
Bagaimana? Sudah siapkah Anda menjadi seorang ‘event manager’?
Langkah-langkah di atas cukup mudah dipraktikkan. Tidak ada yang sukar
di dunia ini jika mau mencoba. Semakin bertambahnya penduduk Indonesia
yang juga diiringi peningkatan ekonomi membuat bisnis EO memiliki masa
depan yang cerah.