Jenis-Jenis Event Organizer

Event organizer, atau biasa disingkat EO adalah sebuah usaha berbisnis yang kini ramai ditekuni anak muda. Sesuai dengan namanya, event organizer adalah sebuah usaha yang menyediakan jasa untuk membuat sebuah acara yang sesuai dengan permintaan para klien. Pada awalnya, event organizer dikenal untuk mengelola acara-acara besar saja, seperti acara fashion, seminar, dan acara musik atau konser. Namun seiring dengan semakin berkembangnya trend dan minat masyarakat muda terhadap EO, acara yang dikelola para event organizer semakin meluas pula. Banyak permintaan yang terutama muncul dari masyarakat perkotaan, kepada para EO untuk mengelola acara sederhana namun bermakna, seperti pesta ulang tahun, pernikahan, dan lain-lain. Berikut adalah beberapa macam acara yang ditangani oleh para event organizer. 

1. Meeting, incentive, convention, exhibition (MICE)

Pada awalnya, EO dikenal untuk mengelola acara resmi seperti ini. Mulai dari skala kecil hingga besar, acara formal atau nonformal. Event organizer akan merancang keseluruhan acara pertemuan sesuai dengan apa yang diinginkan para klien. Meeting misalnya, biasanya klien akan mendiskusikan beberapa hal dengan EO, mulai dari tanggal, jumlah peserta, tempat yang diinginkan, dan lain-lain. EO akan memberikan beberapa masukan jika dibutuhkan, lalu kemudian mulai merancang dan memesan tempat untuk pertemuan. Sedangkan acara besar seperti rapat atau pameran biasanya akan memakan waktu yang agak lama untuk mempersiapkan segalanya, bahkan turut serta dalam mencari sponsor.

2. Musik dan hiburan

Berbagai acara hiburan dan musik dewasa ini amatlah populer di berbagai kalangan. Acara konser musik, baik dengan artis lokal maupun mancanegara saat ini bukanlah hal yang asing lagi. Event organizer bahkan tak hanya merancang acara dan tempat, tapi juga ikut andil dalam proses “melamar” sang artis untuk tampil pada acara konser tersebut. Mendiskusikan tempat, tanggal, desain panggung hingga kebutuhan sang artis adalah sebagian kecil gambaran daftar pekerjaan EO di bidang musik ini. Tidak hanya itu, event organizer juga turut serta dalam mencari mitra, sponsor, dan media partner agar acaranya terkenal dan sukses.

3. Pesta pernikahan

Acara Pernikahan adalah saat terpenting bagi tiap insan. Hari dimana saat kedua insan mengikat janji setia selamanya tentunya harus dirayakan dengan spesial dan indah. Oleh karenanya, event organizer atau terkadang dalam hal ini kerap juga disebut dengan wedding organizer, merancang segalanya dari ujung kepala hingga ujung kaki pengantin. Acara pernikahan sederhana maupun mewah dapat diwujudkan oleh para wedding organizer ini. Semakin terkenal dan profesional, semakin mahal pula uang yang dikeluarkan, namun itu rasanya tak sebanding dengan momen indah yang didapatkan bukan. 

4. Pesta ulang tahun

Ulang tahun juga merupakan acara penting dan bahagia dalam hidup setiap insan, terutama saat-saat usia istimewa, seperti 17 tahun, atau bahkan ulang tahun pertama si kecil. Tidak hanya itu, perayaan ulang tahun pernikahan, atau ulang tahun perusahaan tentulah harus dirayakan dengan meriah dan spesial. Oleh karenanya, event organizer memegang peranan penting dalam keseluruhan acara. Pesta ulang tahun dengan tema unik dan menarik menjadi sebuah keharusan atau daya tarik untuk menambah kemeriahan pesta tersebut. 

5. Acara pertemuan keluarga

Acara dimana para anggota keluarga besar berkumpul bersama tentunya akan menjadi hari yang membahagiakan. Tidak hanya keluarga, tetapi acara kumpul bersama anggota komunitas atau perusahaan juga dibutuhkan dalam rangka mempererat hubungan kekeluargaan para anggota dan karyawan. Bahkan tak jarang ada acara reuni yang turut mengundang keluarga para karyawan untuk ikut datang memeriahkan suasana kumpul- kumpul bersama.  Event organizer pun hadir untuk membantu mengatur acara mulai dari tempat, kegiatan, MC, dan sebagainya. 

6. Peluncuran produk baru

Peluncuran sebuah produk membutuhkan sebuah kepanitiaan untuk mempromosikan dan mengelola acara tersebut agar produk yang dikenalkan dapat disampaikan dengan tepat kepada masyarakat. EO harus dengan tepat  menentukan tanggal, dan lokasi agar acara tersebut ramai dan sukses. Strategi dan cara pemasaran pun turut dirancang agar produk yang dikenalkan mendapat banyak konsumen dan bahkan menjadi trend. Adanya diskon dan replika maskot juga dapat dijadikan pertimbangan untuk menarik konsumen. 

7. Seminar kepemimpinan

Event organizer juga kerap menyediakan jasa penyelenggaraan sebuah seminar, atau pelatihan kepemimpinan yang banyak dibutuhkan perusahaan-perusahaan guna membekali karyawannya modal kepemimpinan yang baik. Biasanya, EO sudah mempunyai daftar paket yang siap ditawarkan kepada para perusahaan yang ingin bekerja sama. Mulai dari pembicara, materi, metode pelatihan semua ditangani oleh event organizer. Semakin terkenal pembicara pelatihan, semakin mahal tarif pelatihannya.

8. Tour wisata

Penyelenggara tour wisata juga disebut sebagai event organizer karena mengatur keseluruhan acara wisata. Semua sudah direncanakan oleh EO, mulai dari berangkat, kendaraan yang digunakan, tempat-tempat yang dituju, penginapan, hingga konsumsi. Paket yang ditawarkan pun bervariasi, sesuai dengan tempat tujuan, level pelayanan, atau lama perjalanan. Paket tersebut juga disesuaikan dengan kuota yang disediakan dan promo yang berlangsung. Dengan adanya event organizer tour wisata ini, memudahkan para pelanggan atau klien untuk menikmati liburan dengan santai. 

9. Seni dan budaya

Acara budaya dan Seni, seperti festival kebudayaan atau pementasan seni saat ini berkembang pesat. Festival kebudayaan menjadi hal yang sangat diminati oleh berbagai kalangan karena memberikan sesuatu yang berbeda dengan aktivitas sehari-hari. Acara seni seperti pertunjukan alat musik, tarian,pameran lukisan, atau pameran seni lainnya, juga banyak diminati oleh pecinta seni. Dalam mewujudkan acara tersebut, tentu membutuhkan tim event organizer untuk membuat acara tersebut berjalan dengan sukses. 

Event organizer, sesuai dengan arti namanya adalah pengelola atau pembuat acara. Terkadang ada event organizer yang memfokuskan bidangnya untuk mengelola sebuah acara khusus seperti wedding organizer, atau EO di bidang musik. Biasanya, semakin terkenal EO tersebut, semakin mahal tarif yang dikenakan untuk menyewa jasanya. Namun itu sesuai untuk menghadirkan kepuasan dalam moment spesial bukan.

Demikian artikel tentang macam-macam event organizer. Semoga bermanfaat bagi para pembaca khususnya bagi pembaca yang ingin mengadakan acara penting yang membutuhkan jasa EO. Sekian dan terimakasih
.

1. Private Party : Bergerak untuik penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi kalangan atas.
2. Penyelenggara Ulang Tahun : Dari namanya bisa diketahui kalau EO ini ahlinya membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
3. Wedding Organizer : Ini adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
4. Musik dan Hiburan : Memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
5. Brand Activation : EO yang secara spesifik membantu klien mempromosikan brand dalam rangka peningkatan penjualan.
6. MICE : Singkatan dari meeting, incentive, convention dan exhibition yang khusus bergerak di bidang penyelenggara acara berbentuk pertemuan.
7. One Stop Service Agency : EO yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara berskala internasional.

(Sumber:  http://www.bisnishack.com/2014/09/macam-macam-event-organizer.html)

Membangun Event Organizer

Event organizer adalah jasa penyelenggaraan kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana meyelenggarakan sebuah event. Sebuah EO juga harus berani mengajukan sebuah ide baru yang kreatif dan berbeda. Jika itu bisa diterima oleh klien serta sukses, tentunya kemungkinan besar EO ini pun akan dipercaya untuk memegang even-even berikutnya dan bahkan even dari klien baru lainnya.
Tantangan EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep acara dan break down kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema besar yang diangkat cukup menarik.
Makin sukses sebuah event yang dibuat akan semakin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah  punya beberapa portofolio event, EO bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta.
Lalu syarat apa saja yang diperlukan untuk suksesnya sebuah event organizer hingga mencapai suatu tahap memiliki branding image ternama? Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer
1. Tetapkan Pasar  atau Market Bisnis yang Akan Dituju
Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan kemana EO akan dibawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti konser musik, otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi (launching, munas, rakernas dll). Dan seiring berkembangnya perusahaan, EO bisa mengembangkan ke pasar yang lebih luas.
2. Ide Kreatif dan Inovatif
Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.
3. Perlu Punya Database
Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau EO harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.
EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
4. Bentuk Teamwork Yang Solid
Elemen yang menentukan juga maju tidaknya EO, pilih beberapa orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing, jangan terlalu banyak atau gemuk teamworknya, sedikit tapi punya kemampuan manajerial dalam memajukan EO, tapi akan bisa ditambah atau kita sesuaikan dengan situasu kondisi, misal ada sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan kita cari tenaga tambahan yg part time bersifat, dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.
5. Kemampuan Menjual
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO. Disamping  untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai  jika mereka melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka.
6. Berpikir Detail
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan  teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang telah disepakati.
7. Pembagian Job Description yang Jelas
Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan dengan baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep yang disepakati. Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job description masing-masing dan harus melaporkan progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal ini untuk mengetahui tingkat kesiapan setiap event, karena sukses tidaknya suatu event sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan kerjasama antar teamwork.
8. Buat Schedule atau Jadwal Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan
Karena EO sudah menuju profesional jadwal kegiatan harus sudah ada untuk setahun ke depan karena inilah faktor utama mendapatkan hasil atau profit. Agar masyarakat tidak jemu  kemas kegiatan dan buat berbeda tiap bulan.
9. Modal usaha Event Organizer yang cukup
Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal  finansial  terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat kantor.
10. Ikuti Wadah Organisasi
Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat membantu perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi pengalaman dan saling bertukar pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam bentuk lainnya.
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal.

31 Trik Menjadi Event Organizer Handal

Berencana meniti karier di dunia EO? Sebaiknya pelajari terlebih dahulu tips dan triknya. Bagi Anda yang tertarik berbisnis EO, berikut ini Tim BisnisHack sudah menyediakan 31 langkah agar menjadi seorang ‘event manager’ yang hebat. Langkah-langkah tersebut tidak membutuhkan modal yang besar. Hanya dibutuhkan komunikasi, semangat belajar, serta kondisi fisik yang lebih kuat. 

1. Tentukan siapa pesertanya

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan siapa peserta yang dituju. Tanpa menentukan sasaran peserta yang akan hadir, akan membuat kegiatan ini menjadi kurang maksimal. Sebagai contoh, Anda ingin mengadakan konser musik. Keinginan ini tidak bisa hanya berhenti sampai di sini. Tentukan juga konser apa yang akan diselenggarakan, siapa yang akan datang. Apakah konser tersebut konser musik pop, dangdut, atau jazz. Jika yang dipilih adalah konser musik pop, biasanya kalangan peserta yang akan hadir adalah anak muda. Dari contoh di atas, bisa dibandingkan macam peserta yang akan hadir. Peserta konser musik pop tentu berbeda dengan musik dangdut atau jazz.

2. Buat tujuan yang jelas

Buat tujuan yang jelas mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan. Jangan-jangan kegiatan tersebut tidak memiliki manfaat dan tidak begitu bermakna. Penentuan tujuan seakan merupakan hal yang sepele. Tujuan sebaiknya tidak disepelekan dan diremehkan. Karena alasan tujuan pula seseorang bisa memutuskan untuk tidak menghadiri acara tersebut. Tujuan dapat berpengaruh terhadap banyak hal seperti konsep acara dan pencarian sponsor.

3. Buat daftar perencanaan yang detail

Setelah Anda menentukan peserta dan tujuan, barulah daftar perencanaan bisa dibuat. Dua aspek di atas tidak bisa diremehkan begitu saja. Tanpa tahu siapa pesertanya, Anda tidak bisa membuat perencanaan lebih detail. Tanpa tujuannya, rencana Anda hanya sebatas di atas kertas, ringan dan tidak berbobot. 

Buat perencanaan yang detail mengenai waktu dan tempat, konsumsi, pihak yang terlibat, dan lain sebagainya. Usahakan sedetail mungkin. Seorang event-organizer haruslah seseorang yang peduli detail. Sebagai contoh, dalam menentukan konsumsi, memutuskan jenis menunya saja tidak cukup. Perlu koordinasi lebih lanjut mengenai cara penyajian, bagaimana alur peserta untuk mendapat konsumsi, bahkan hingga warna tisu pun tidak boleh luput dari perhatian.

4. Buat jadwal kegiatan

Langkah keempat, buatlah jadwal kegiatan. Menyusun jadwal kegiatan berarti menjadwalkan semua hal yang ada di daftar rencana Anda. Semuanya. Tidak hanya sebatas hari H dari kegiatan tersebut. Pastikan kapan memesan tempat, pastikan kapan mendapat sponsor, dan lain sebagainya. Tanpa jadwal kegiatan yang jelas, waktu dapat berlalu begitu saja dan membuat semuanya terlewatkan dengan sia-sia. Jadwal kegiatan ini biasanya lebih dikenal dengan istilah ‘timeline’.

5. Fleksibel

Sebagai seorang event-organizer, Anda tentunya tahu bahwa banyak hal bisa berubah dari rencana awal. Jangan terlalu idealis dalam menanggapi perubahan tersebut. Bersikap fleksibel akan membantu Anda berpikiran lebih terbuka. Sebagai contoh, Anda bisa mencari katering alternatif jika katering yang direncanakan ternyata tidak bisa memenuhi permintaan.

6. Realistis

Poin ini berhubungan dengan poin di atas. Fleksibel sedikit banyak berkaitan dengan realistis. Seseorang yang bersikap fleksibel akan mampu berpikiran realistis dan lebih bisa menerima kenyataan. Dengan bahasa yang lain, realistis merupakan suatu sikap untuk tidak terlalu memaksakan diri. Terlalu memaksakan diri akan berakibat tidak baik dan bisa memalingkan dari tujuan awal. 

7. Siapkan rencana B

Seperti yang sudah disebutkan di atas, banyak hal bisa berubah dari rencana awal. Oleh karena itu selalu sediakan rencana B. Siapkan pula rencana untuk hal tidak terduga. Dalam perencanaan ini, kalau bisa semua hal memiliki rencana B. Misalkan, dalam sebuah seminar, jika pembicara A yang diinginkan ternyata tidak menerima tawaran, harus ada cadangan pembicara B. Begitu juga antisipasi jika pembicara B tersebut tidak bisa datang di hari H.

8. Buat anggaran belanja

Ini dia, hal yang cukup sulit untuk dilakukan. Jika hanya sekedar membuat anggaran, semua tentu bisa. Titik susahnya adalah membuat anggaran yang realistis. Bagian yang sering dilupakan yaitu biaya tidak terduga. Kebanyakan orang lupa memasukkan komponen ini. Dalam setiap kegiatan, harus ada anggaran tersendiri untuk hal yang tidak terduga. 

9. Cari sponsor

Merancang suatu event, seringkali membutuhkan modal yang tidak sedikit. Apalagi jika skalanya nasional dan mengundang beberapa tokoh tingkat nasional. Paling tidak Anda harus siapkan kocek puluhan juta rupiah. Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggandeng sponsor. Cari sponsor yang sesuai dengan kegiatan yang sedang dijalankan. Terutama jika Anda merupakan pebisnis pemula dan belum memiliki modal yang cukup.

Dalam mencari sponsor, carilah sponsor lebih banyak dari jumlah yang dibutuhkan. Misalkan diperkirakan, sponsor yang dibutuhkan hanya 10, Anda harus mencari lebih dari 10. Sponsor yang dibutuhkan tersebut belum tentu semuanya akan menyetujui dan bersedia berpartisipasi. Lebih baik lagi, jika yang dibutuhkan adalah 10 sponsor, carilah 100 sponsor. Jangan lupa gunakan proposal yang menarik karena tentunya ada ribuan proposal lain yang menjadi pesaing Anda.

10. Kumpulkan dana dari masyarakat

Salah satu trik lain untuk menyiasati anggaran adalah menghimpun dana dari masyarakat. Tidak semua sponsor mau ikut serta dalam kegiatan Anda. Bahkan tidak jarang pula kasus sebuah event organizer tidak mendapatkan sponsor sama sekali. Anda bisa menjual tiket kepada masyarakat dan tentukan jumlah minimal. Misalkan, jumlah minimal agar acara tersebut bisa terselenggara di sebuah gedung adalah 100 orang. Jika tiket  yang terjual ternyata tidak memenuhi kuota, Anda bisa mencari alternatif tempat yang lebih murah.

11. Jangan kenal lelah

Jika Anda pebisnis pemula di bidang EO, jangan pernah kenal lelah untuk selalu mempromosikannya. Semakin banyak promosi, semakin banyak orang yang mengenal, semakin besar peluang masyarakat menggunakan jasa Anda. Jika sudah demikian, peluang bisnis Anda untuk sukses akan semakin besar, sehingga bisa merekerut karyawan sebagai pelaksana.

12. Temukan alasan menarik untuk hadir 

Dalam membuat sebuah event, selain tujuan, alasan juga menjadi hal yang penting. Alasan ini lebih ditujukan pada peserta. Ciptakan kesan pada peserta bahwa event ini sangat bermanfaat dan sebuah kerugian besra jika dia tidak hadir. Namun hendaknya penyampainnya dilakukan secara tersirat dan elegan. Jika dilakukan secara terang-terangan yang terjadi justru malah terkesan mengemis.

13. Komunikasi dengan media

Komunikasikan kegiatan dengan media. Peran media sangat besar untuk menyebarkan informasi pada masyarakat. Gunakan fasilitas ini untuk menyebarkan informasi mengenai event yang akan diselenggarakan. Misalkan dengan surat kabar, radio, dan lain sebagainya.

14. Gunakan ‘hashtag’ Twitter

Gunakan hashtag di Twitter untuk mendongkrak popularitas event Anda. Anda bisa mengadakan kuis sederhana misalkan siapa saja yang bisa menjawab pertanyaan dengan mencantumkan hashtag di Twitter akan mendapat hadiah menarik. Promosi ini cukup efektif. Biayanya cukup murah. Bahkan jika banyak yang ikut, event Anda bisa menjadi ‘trending topic’ nasional.

15. Promosi melalui event sebelumnya

Jika Anda mengadakan event sebelum event yang lainnya, maka event sebelumnya tersebut bisa digunakan untuk menginformasikan mengenai event yang selanjutnya. Apalagi jika event tersebut meraih sukses. Hampir bisa dipastikan peserta akan datang kembali karena sudah percaya.

16. Iklan di jejaring sosial

Salah satu sarana promosi yang efektif adalah jejaring sosial. Ada banyak jejaring sosial yang bisa dimanfaatkan. Beberapa di antaranya adalah Facebook, Twitter, Path, Instagram, dan lain sebagainya. Di zaman modern ini, hampir semua orang memiliki setidaknya satu akun di dunia maya.

17. Gunakan YouTube untuk promosi

Promosi dengan brosur dan poster sudah terlalu biasa? Anda bisa mencoba promosi menggunakan video. Manfaatkan fasilitas yang ada di YouTube dan unggah video Anda untuk menarik peserta. Iklan dengan video bisa dibilang lebih komunikatif dibanding iklan dengan poster, brosur, atau pamflet. Hubungkan akun YouTube Anda dengan akun jejaring sosial.

18. Gunakan pendaftaran online

Terkadang pihak penyelenggara mengalami kesulitan ketika harus memperkirakan berapa jumlah peserta yang hadir. Untuk meminimalisasi hal ini, gunakan pendaftaran online bagi peserta yang akan hadir. Tujuannya adalah untuk mendapat gambaran berapa jumlah peserta yang akan datang. Meskipun hal ini tidak menjamin 100% setidaknya bisa digunakan sebagai gambaran. Jumlah peserta memberikan pengaruh pada banyak hal. Dengan mengetahui jumlah peserta, perencanaan yang dibuat akan lebih mudah.

19. Jangan lupakan konsumsi

Tidak semua kegiatan membutuhkan konsumsi. Ada beberapa jenis kegiatan yang tidak membutuhkan konsumsi. Jika kegiatan membutuhkan konsumsi, perhatikan baik-baik mengenai semuanya sampai hal yang sedetail mungkin. Konsumsi merupakan salah satu hal yang paling disorot dan dikomentari oleh peserta. 

20. Kerjasama dengan pihak lokal

Maksud dari pihak lokal adalah masyarakat sekitar yang turut berperan dalam kesuksesan acara tapi tidak termasuk dalam kepanitiaan. Contohnya adalah juru parkir dan keamanan. Peran mereka meskipun tidak terlihat tapi cukup penting dan berpengaruh.

21. Berikan insentif ‘early bird’

Maksudnya yaitu beirkan insentif bagi peserta yang mendaftar terlebih dahulu. Misalkan 100 peserta pertama akan mendapat kaos gratis. Dengan demikian, lebih banyak peserta yang tertarik dan segera mendaftar.

22. Delegasikan tanggungjawab

Jika skala EO Anda sudah mulai membesar, inilah saatnya untuk merekrut karyawan. Hal ini untuk menghindari tugas dan pekerjaan yang menumpuk. Daripada berhe,at tapi justru banyak pekerjaan yang tidak kunjung selesai, lebih baik sedikit berinvestasi untuk merekrut karyawan.

23. Komunikasi jangan sampai putus

Usahakan komunikasi dengan pihak-pihak terkait jangan sampai putus. Komunikasi merupakan kunci dari banyak hal. Satu kali miskomunikasi bisa mengakibatkan banyak agenda menjadi berantakan. Ingat bahwa komunikasi tidak hanya diperlukan bagi tim inti saja tapi juga masyarakat sekitar yang terlibat.

24. Perlakukan sponsor dengan bijak

Jika ada sponsor yang bersedia bekerja sama dengan Anda, perlakukan dia sebaik mungkin namun sewajarnya. Sewajarnya dalam artian jangan berlebihan. Perlakuan seenaknya pada sponsor akan berujung pada reputasi EO Anda. Sekali membuat kesalahan, untuk selanjutnya jasa Anda tidak lagi dipercaya. Apalagi jika bekerjasama dengan perusahaan internasional, profesionalitas kerja harus senantiasa dijaga.

25. Tim jejaring sosial

Ada baiknya jika ada tim khusus untuk mengelola jejaring sosial. Untuk menghasilkan hasil yang optimal, promosi melalui jejaring sosial juga harus dilakukan dengan maksimal. Tidak hanya sebatas mengunggah poster atau menyiarkan informasi tapi juga menjawab komentar dan pertanyaan dari para calon peserta.

26. Ciptakan harapan positif

Poin ini berlaku jika hari H tiba. Sebenarnya tidak perlu menunggu ketika hari H tiba tapi akan lebih baik jika lebih banyak harapan positif yang Anda berikan. Aura positif akan melahirkan aura positif. Begitu juga sebaliknya, aura negatif akan melahirkan aura negatif. Dengan berpikiran positif, maka aura yang akan dihasilkan juga positif.

27. Berikan sikap dan penampilan terbaik bagi peserta

Konsumen adalah raja. Begitu selalu kata pepatah. Dalam hal ini, yang menjadi raja adalah peserta. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan penampilan dan sikap yang terbaik bagi mereka. Ibaratkan bahwa Anda seolah-olah akan menghadap seorang raja. Buat mereka terkesan dengan penampilan dan sikap Anda. 

28. Latihan berbicara di depan umum

Pada suatu waktu, Anda pasti akan diminta untuk berbicara entah memberi sedikit sambutan atau justru menjadi pembicara. Lakukan latihan berkali-kali dan tanya pendapat orang di sekitar mengenai penampilan Anda.

29. Survei pada peserta

Survei dilakukan ketika acara telah berakhir. Anda bisa membagikan angket atau survei melalui jejaring sosial dan bertanya mengenai pesan dan kesan dari peserta. Hal ini bertujuan untuk mengetahui tanggapan mereka apakh event tersebut menarik dan bermanfaat atau tidak. Dengan mengetahui pendapat dari peserta, Anda bisa merencanakan hal yang lebih baik jika akan mengadakan acara serupa.

30. Evaluasi

Survei pada peserta merupakan langkah evaluasi secara eksternal yaitu dari luar tim. Sedangkan poin evaluasi di sini merupakan evaluasi internal yang dilakukan anggota tim. Biasanya, akan ada banyak hal yang terjadi ketika evaluasi. Ada sebuah acara yang meleset 100% dari rencana semula, ada pula yang berhasil 90% sesuai dengan rencana. Perlunya evaluasi adalah agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi di acara berikutnya. Evaluasi juga dapat digunakan sebagai media komunikasi antaranggota. Jika tidak ada evaluasi, rangakaian event tersebut dirasa kurang lengkap.

31. Selalu siap sedia jika ada yang tidak sesuai

Bagian ini sebenarnya merupakan bagian dari rencana B. Selain menyiapkan rencana B, yang paling penting adalah eksekusi ketika di lapangan. Tidak jarang rencana B yang sudah disusun justru tidak bisa digunakan. Rencana C, renacana D, dan rencana R inilah yang biasanya akan muncul secara tidak terduga. Sebagai seorang event-organizer yang baik, Anda perlu menyadari hal ini. Jika ada yang tidak sesuai, kemudian tidak lantas marah-marah.

Bagaimana? Sudah siapkah Anda menjadi seorang ‘event manager’? Langkah-langkah di atas cukup mudah dipraktikkan. Tidak ada yang sukar di dunia ini jika mau mencoba. Semakin bertambahnya penduduk Indonesia yang juga diiringi peningkatan ekonomi membuat bisnis EO memiliki masa depan yang cerah.